ICS03.080.99 A20 中华人民共和国国家标准 GB/T32623—2016 流动人员人事档案管理服务规范 Specificationsforpersonnelarchivemanagementserviceforthe floatingpopulation 2016-04-25发布 2016-11-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本标准由中华人民共和国人力资源和社会保障部提出。 本标准由全国人力资源服务标准化技术委员会(SAC/TC292)归口。 本标准起草单位:中国人才交流协会、全国人才流动中心、上海市人才服务中心、北京市人才服务中 心、四川省人才交流中心、中国南方人才市场、国家电网人才中心、北京市科委人才中心。 本标准主要起草人:王海鲲、王玺、李华、成玉欣、饶才敏、熊义堋、汪宏飞、郭卫东、杨阳、黄文新。 ⅠGB/T32623—2016 流动人员人事档案管理服务规范 1 范围 本标准规定了流动人员人事档案管理服务机构和从业人员要求、档案材料范围、服务要求及流程、 服务改进。 本标准适用于流动人员人事档案管理服务。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 2.1 人事档案 personnelarchive 在人员的培养、选拔和任用等工作中,形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表 现、工作实绩等内容的文件材料。 2.2 流动人员人事档案 personnelarchiveofthefloatingpopulation 非公有制企业、社会组织聘用人员的人事档案;辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位 工作人员的人事档案;与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的人事档案;未就业的高校毕业生 及中专毕业生的人事档案;自费出国留学及其他因私出国(境)人员的人事档案;外国企业常驻代表机构 的中方雇员的人事档案;自由职业或灵活就业人员以及其他实行社会管理人员的人事档案。 3 机构和从业人员要求 3.1 流动人员人事档案(以下简称档案)管理服务机构应依法设立并取得人力资源和社会保障部门的 授权。 3.2 档案管理服务机构应在服务场所对服务内容、服务流程等信息予以公示。 3.3 档案管理服务机构应根据档案的数量合理配备档案管理服务人员,人数不应少于2人。 3.4 档案管理服务人员应具有大专及以上学历,具备档案管理专业知识,熟悉人力资源和社会保障政 策法规;应掌握计算机基本知识,并能熟练操作。 4 档案材料范围 档案材料的范围包括: a) 履历材料; b) 自传材料; c) 考察、考核、鉴定材料; d) 学历、学位及相关认证材料; e) 培训材料; f) 职业(任职)资格、评(聘)专业技术职称(职务)材料; 1GB/T32623—2016 g) 反映科研学术水平的材料; h) 政治历史情况的审查材料; i) 更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、参加中国共产党及中国共产主义青年团时间、参加工作时 间等材料; j) 参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派的材料; k) 表彰奖励材料; l) 涉纪涉法材料; m) 录(聘)用、任免、调动、转业(复员)、退(离)休、辞职辞退等材料; n) 工资、待遇材料; o) 出国(境)材料; p) 中国共产党党员代表大会、人民代表大会、中国人民政治协商会议、人民团体和群众团体代表 会议及民主党派代表会议形成的材料; q) 健康检查和处理工伤事故材料; r) 其他有参考价值的材料。 5 档案接收与转递 5.1 基本要求 5.1.1 档案管理服务机构应根据单位或个人的委托接收档案,根据调档单位或存档人员的申请转出 档案。 5.1.2 档案管理服务机构应对接收与转出的档案进行审核,接收与转出的档案中的档案材料应属于第 4章给出的范围,并应真实、准确、完整、规范。 5.1.3 档案管理服务机构接收与转出档案时,应通过机要通信或派专人送取。 5.2 接收程序 5.2.1 档案管理服务人员应按照国家有关规定审核单位或个人的委托申请,开具《流动人员人事档案 调函》(见附录A),办理档案调入手续。 5.2.2 档案调入后,应按5.1.2给出的要求审核档案,包括: a) 符合要求的,应在《流动人员人事档案接收登记表(簿)》(见表B.1)上登记,编号入库; b) 不符合要求的,应退回原档案管理单位。 5.2.3 档案管理服务人员应在原档案管理单位开具的档案转递通知单回执上签名并加盖公章后退回。 5.3 转出程序 5.3.1 档案管理服务人员应审核调档单位的档案管理资质、调档函件及调档人身份。 5.3.2 应检查核对将转出的档案,核对无误后在《流动人员人事档案转递登记表(簿)》(见表B.2)上 登记。 5.3.3 应填写《流动人员人事档案转递通知单》(见附录C),严密包封档案并加盖密封章后转出。成批 移交档案时,可填写移交名册(一式两份),由交接双方签字盖章。 5.3.4 超过一个月未收到档案转递通知单回执的,应发函或电话催要回执。 5.3.5 调档单位的调档函件、转递通知单回执等资料应及时整理,归入文书档案保存。 2GB/T32623—2016 6 档案材料收集鉴别归档 6.1 收集鉴别归档要求 6.1.1 档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作单位及相关部门的联系,及时收集第4章给出 的范围内的材料,充实档案内容。 6.1.2 收集归档材料应为办理完毕的正式材料,完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。 6.1.3 收集归档材料应使用16开型或A4型的公文用纸,材料左边应留出20mm~25mm装订边,字 迹材料应符合档案保护要求。 6.1.4 收集归档材料应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件归档的,应由材料制作单位注明复 印时间并加盖公章。 6.2 收集鉴别归档程序 6.2.1 档案管理服务人员应按第4章、6.1给出的范围及要求收集、鉴别档案材料,包括: a) 对符合第4章、6.1给出的范围及要求的材料,应在《流动人员人事档案归档材料登记表(簿)》 (见表B.3)上登记; b) 不属于第4章给出的范围的材料,应退回材料形成单位; c) 不符合6.1给出的要求的材料,应告知材料形成单位重新制作或补办手续。 6.2.2 档案管理服务人员应在收到档案材料后5个工作日内将材料归入本人档案。 7 档案整理 7.1 整理要求 档案管理服务机构应按照分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求整理档案。 7.2 整理程序 7.2.1 分类 应根据材料的主要内容或用途确定类别,包括: a) 第一类:履历材料。 b) 第二类:自传材料。 c) 第三类:考察、考核、鉴定材料。 d) 第四类: 1) 学历学位材料; 2) 职业(任职)资格和评(聘)专业技术职称(职务)材料; 3) 反映科研学术水平材料; 4) 培训材料。 e) 第五类:政治历史情况的审查材料。 f) 第六类:参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派材料。 g) 第七类:表彰奖励材料。 h) 第八类:涉纪涉法材料。 i) 第九类: 1) 工资材料; 3GB/T32623—2016 2) 任免材料; 3) 出国境材料; 4) 参加会议的代表登记表等材料。 j) 第十类:其他可供参考有保存价值的材料。 7.2.2 排序 应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序。 7.2.3 编目 应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。 7.2.4 技术加工 档案材料载体变质或字迹褪色不清时,应采用修复、复印等方法进行抢救。对纸张不规则、破损、卷 角、折皱的材料,应使用折叠、裱糊等方法进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。 7.2.5 装订 应理齐材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。 7.2.6 验收入库 对装订成卷的档案应进行认真细致的检查,验收合格后入库保存。 8 档案保管与保护 8.1 保管要求 8.1.1 档案管理服务机构应建立坚固的专用档案库房,配置铁质的档案柜或档案密集架。 8.1.2 档案库房、阅档室和档案管理服务人员办公室应三室分开。 8.1.3 应保持档案库房的清洁,配备必要的设备,采取安全措施,以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、 防高温要求。 8.1.4 档案存放应编排有序,便于查找。 8.1.5 档案利用出库时应登记,利用结束后当天入库保存。 8.1.6 死亡人员档案应分开保管,并在《死亡人员档案登记表(簿)》(见表B.4)上登记。 8.1.7 应定期将档案实物与档案名册、档案信息数据库进行核对。 8.1.8 档案管理服务人员工作变动时,应履行交接手续。交接材料应由交接双方签字确认后归入文书 档案。 8.2 保护要求 8.2.1 防火要求 8.2.1.1 档案库房应远离锅炉房、变配电室、车库等火灾易发生区。 8.2.1.2 档案库房应安装火灾报警装置,配备必要的消防灭火设备,并按设备要求定期检查、更换。 8.2.1.3 档案管理服务机构应定期检查档案库房电器线路,档案库房不应设置明火设施或存放易燃易 爆物品和其他杂物。 8.2.1.4 档案管理服务人员应熟悉有关消防知识,能正确使用消防灭火器材。 4GB/T32623—2016 8.2.2 防潮要求 8.2.2.1 档案库房应安装温湿度记录仪器。 8.2.2.2 档案库房应配备加湿机、去湿机等设备,相对湿度控制在45%~60%。 8.2.3 防蛀要求 8.2.3.1 档案库房内不应存放食物和易霉物品。 8.2.3.2 应定期施放驱虫、防霉药剂,